Kosztowny obieg papierowych dokumentów
W branży automotive, uznawanej za jedną z najszybciej postępujących w stronę przyszłości, wciąż powszechnie wykorzystuje się tradycyjną metodę wymiany papierowych faktur i dokumentów handlowych. I to pomimo, że cyfryzacja tego procesu pozwala na wymierne oszczędności finansowe, mniejsze obciążenie środowiska naturalnego czy lepsze zarządzanie kapitałem ludzkim.
Ford Motor Company swoją przygodę z elektroniczną wymianą danych (EDI) rozpoczął już w latach 80-tych, choć oczywiście wówczas system ten był odległy od standardów znanych dzisiaj. Skoda Auto przy pomocy przeglądarkowej platformy EDI obsługuje kontakty handlowe z 250 partnerami. Pośród firm z tego segmentu wykorzystujących taki model wymiany dokumentów wskazać można także m.in. Nissana, Ducati, Michelina czy Boscha. A także firmę Roulunds Braking ApS – spółkę należącej do koncernu MAT Holdings Inc, jednego z czołowych producentów komponentów układów hamulcowych, dostarczających swoje produkty m.in. koncernowi PSA, który niedawno zdecydował się na wdrożenie elektronicznej wymiany danych.
– Jednym z czynników, które zadecydowały o cyfryzacji wymiany dokumentów z partnerami był kłopotliwy proces manualnego przetwarzania zamówień zakupu. Nie mają one ujednoliconego formatu i przychodzą do nas w różnej formie i w różnych objętościach. Nierzadko zdarza się, że mają nawet 200 linijek tekstu, które pracownik musi ręcznie przenieść do systemu obsługującego zamówienia. Znacznie wydłuża to czas realizacji, nietrudno też o pomyłki w trakcie wprowadzania takiego zamówienia – tłumaczy Jolanta Grzywaczewska, menadżer działu obsługi klienta i transportu w Roulunds Braking ApS, spółce, do której należy marka FOMAR. – Implementacja EDI umożliwia pełną automatyzację tego procesu, pozwalając na oszczędności czasu pracy i unikanie pomyłek – dodaje Jolanta Grzywaczewska.
1,5 etatu „do odzyskania”
Z wyliczeń, jakich dokonała polska jednostka Roulunds Braking ApS, mająca w Polsce wyłącznie magazyn i dział sprzedaży, wynika, że na obsługę metodą manualną jednego z głównych klientów potrzeba o 2,5 godziny więcej miesięcznie, niż w przypadku wykorzystania technologii EDI. Biorąc pod uwagę, że średnia liczba aktywnych klientów w miesiącu to ok. 100, łączna miesięczna skala oszczędności czasu na obsługę zamówień po wdrożeniu EDI ze wszystkimi klientami sięga 250 godzin. – To znacznie więcej niż liczba godzin składająca się na jeden etat, które można przecież wykorzystać bardziej efektywnie. Choćby pozwalając pracownikom skupić się na zadaniach lepiej odpowiadających ich kompetencjom i wyręczyć ich w wykonywaniu powtarzalnych, żmudnych obowiązków – przekonuje Jolanta Grzywaczewska.
Walcząc z zatorami
Skrócenie czasu procesowania zamówień i faktur oraz przejście na cyfrowe systemy wymiany to także sposób na zmniejszenie problemu zatorów płatniczych. – Jak wynika z danych Euler Hermes, średni czas płatności wynosi 66 dni, a co czwarta firma czeka na należności nawet ponad 90 dni. Wynika to oczywiście nie tylko ze złej woli odbiorcy faktur. W dużej mierze winę za ten stan rzeczy ponosi papierowy obieg faktur. Mowa tutaj zarówno o dość ryzykownej, tradycyjnej wysyłce dokumentów płatniczych dołączanych do dostarczanych produktów, jak i o nierzadko zdarzających się pomyłkach, wynikających z konieczności manualnego przetwarzania setek bądź tysięcy faktur każdego miesiąca – stwierdza Agnieszka Grzegorczyk, Business Development Manager z Edisona.
Warto przytoczyć tutaj także przykład firmy Chrysler, której po wdrożeniu elektronicznej wymiany danych udało się zredukować średni czas fakturowania i przetwarzania zamówień z kilku tygodni do zaledwie 24 godzin. Umożliwiło to również skrócenie czasu płatności kontrahentom do maksymalnie 30 dni, podczas gdy wcześniej nierzadko musieli oni czekać na zapłatę nawet kilka miesięcy.
Wciąż wiele do zrobienia
Przykład Roulunds Braking ApS dobrze obrazuje poziom cyfryzacji branży. Firma znajduje się obecnie w trakcie implementacji EDI, wymieniając dokumenty w formie cyfrowej z ok. 10% swoich partnerów. Z pozostałymi tego nie czyni, gdyż nie korzystają oni tej technologii. – W przypadku samego fakturowania sytuacja jest znacznie prostsza, gdyż nasz kontrahent nie musi przeprowadzać w swojej firmie pełnej integracji systemowej EDI. Wystarczy, że w celu odebrania przesłanej przez nas faktury EDI, zaloguje się na swoim koncie w dostępnej online platformie SAFE (System Archiwizacji Faktur Elektronicznych). Jeśli weźmiemy jednak pod uwagę dwukierunkową komunikację EDI, uwzględniającą również obsługę, na przykład, zamówień – wymaga to już kompleksowego wdrożenia EDI zarówno przez nadawcę, jak i odbiorcę. Przez to, postępy w pełnej automatyzacji obiegu dokumentów w branży są uzależnione od tempa wprowadzania tego typu rozwiązań przez wszystkie firmy – dodaje Jolanta Grzywaczewska z Roulunds Braking.
